Software für Zeiterfassung & Rückmeldungen
Zeiterfassung und Rückmeldungen für Projektcontrolling
Zeitmanagement-Tools sind für Unternehmen heute unerlässlich. Eine Softwarelösung wie Rillsoft Project bietet weit mehr als nur die präzise Erfassung der Arbeitszeiten. Sie bringt zahlreiche Vorteile mit sich, insbesondere durch das Rückmeldung-Modul mit Schnittstelle zum Integration Server, das eine noch detailliertere Erfassung und Analyse der Arbeitszeiten ermöglicht.
Exakte Erfassung der Arbeitszeiten und Projektbeiträge
Das Rückmeldung-Modul in Rillsoft Project ermöglicht es Projektmitgliedern, die für ein Projekt erbrachten Zeiten direkt zu erfassen. Dies umfasst eine vorgangsbezogene Erfassung der Arbeitszeit und des Restaufwands von Mitarbeitern mit einer One-Click-Funktion, bei der alle geplanten Arbeitszeiten vorgeschlagen und mit einem Klick als erbrachte Zeiten übernommen werden können.
Drei Wege, Zeiten zurückzumelden
Die Erfassung passt sich dem Arbeitsstil der Mitarbeiter an – von der schnellen Bestätigung bis zur detaillierten Eingabe:
| Eingabeweg | Wofür |
|---|---|
| Direkte Kalender-Eingabe | Zeitwerte unmittelbar in die Kalenderzellen eintragen |
| One-Click über Prozentsätze | Vordefinierte Prozentsätze per Symbolschaltfläche – geplante Zeiten mit einem Klick als erbracht übernehmen |
| Erweiterte Eingabemaske | Erfassung mit Notizen oder Arbeitszeiten, die von den geplanten abweichen |
So bleibt die Rückmeldung im Alltag schnell, ohne auf Genauigkeit zu verzichten, wenn die tatsächliche Zeit von der Planung abweicht.
Arbeitszeit und Restaufwand
Erfasst werden zwei zentrale Werte je Vorgang:
- Arbeitszeit – die bereits für den Vorgang erbrachte Zeit
- Restaufwand – der bis zum Abschluss noch erwartete Aufwand
Gerade der Restaufwand macht aus der Zeiterfassung ein Steuerungsinstrument: Er zeigt nicht nur, was war, sondern liefert eine realistische Prognose für die verbleibende Projektarbeit.
Genehmigungsprozesse und Organigramme
Das Modul unterstützt außerdem die Genehmigung der erfassten Arbeitszeiten und des Restaufwands, bezogen auf ein Rückmeldung-Organigramm. Dies erleichtert die Verwaltung und Überprüfung der Arbeitszeiten und gewährleistet die Genauigkeit der Daten.
Genehmigung über das Rückmeldung-Organigramm
Das Rückmeldung-Organigramm ist eine eigene Organigramm-Art in Rillsoft Integration Server. Es legt fest, welcher Benutzer die Rückmeldungen welcher Mitarbeiter freigibt – unabhängig vom Administrations-Organigramm. Damit durchläuft jede erfasste Zeit einen definierten Prüf- und Freigabeworkflow, bevor sie ins Projekt übernommen wird.
Die nötigen Rollen sind klar getrennt:
| Aufgabe | Erforderliche Rollen |
|---|---|
| Zeiten erfassen | Benutzer-Rolle Projektbenutzer + Verzeichnis-Rolle Root-Verzeichnis-Benutzer |
| Zeiten genehmigen | Verzeichnis-Rolle Root-Verzeichnis-Administrator + Benutzer-Rolle Projektbenutzer oder Projektmanager |
Anpassungsfähigkeit und Projektsteuerung
Nach der Übernahme von genehmigten Daten ermöglicht das Modul Terminanpassungen im Projekt, was eine flexible Reaktion auf Projektveränderungen und die Optimierung von Zeitplänen unterstützt.
Erweiterte Funktionen der Zeiterfassungssoftware
Darüber hinaus unterstützt die Zeiterfassungssoftware die genaue Aufzeichnung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern, ermöglicht die Verfolgung von Projektzeiten, die Erstellung von Lohnabrechnungen, die Einhaltung von Arbeitszeitregelungen und hilft bei der Analyse der Arbeitszeitauslastung und Effizienz.
Im Bereich des Projektcontrollings ermöglicht die Software die genaue Erfassung und Verfolgung der Arbeitszeiten, die den verschiedenen Phasen und Aufgaben eines Projekts zugeordnet sind. Dies erleichtert das Projektmanagement erheblich, indem es eine präzise Überwachung der Ressourcennutzung, des Fortschritts und der Kosten ermöglicht.
Zusammenfassung der erweiterten Vorteile
Die Integration des Rückmeldung-Moduls in Rillsoft Project verstärkt die bereits vorhandenen Vorteile von Zeitmanagement-Tools durch eine verbesserte Erfassung und Genehmigung von Arbeitszeiten und Restaufwänden, die Optimierung von Projektzeitplänen und eine erweiterte Unterstützung des Projektcontrollings. Diese Funktionen tragen nicht nur zur Steigerung der Produktivität und Effizienz bei, sondern ermöglichen auch eine flexible Anpassung an Projektveränderungen und verbessern die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Funktionen der Zeiterfassung im Überblick
- Vorgangsbezogene Erfassung von Arbeitszeit und Restaufwand durch Projektmitglieder
- Drei Eingabewege: direkte Kalender-Eingabe, One-Click über Prozentsätze, erweiterte Eingabemaske
- One-Click-Übernahme geplanter Arbeitszeiten als erbrachte Zeiten
- Genehmigung erfasster Zeiten über das Rückmeldung-Organigramm
- Getrennte Rollen für Erfassung (Projektbenutzer) und Genehmigung (Root-Verzeichnis-Administrator)
- Terminanpassung im Projekt nach Übernahme genehmigter Daten
- Grundlage für Projektcontrolling, Auslastungsanalyse und Lohnabrechnung
- Verfügbar mit Rillsoft Integration Server (On-Premise) oder Rillsoft Cloud (gehostet)
Zeiterfassung im Zusammenspiel der Rillsoft-Plattform
Das Rückmeldung-Modul ist ein Baustein der serverbasierten Multiuser-Architektur von Rillsoft. Es nutzt mit dem Rückmeldung-Organigramm dieselbe Organigramm-Logik wie E-Mail-Benachrichtigung und iCalendar und teilt die zentrale Datenbasis mit dem Dokumentenmanagement. Die zurückgemeldeten Zeiten und Restaufwände fließen direkt in die Kapazitätsplanung und das Multiprojektmanagement ein – so wird aus der reinen Zeiterfassung ein durchgängiges Projektcontrolling auf einer gemeinsamen Datenbasis.