monday.com Alternative: Wenn jedes Board seinen eigenen Ressourcenpool hat
monday.com gewinnt durch zwei Eigenschaften: visuelle Boards, die jedes Team sich nach Belieben einrichtet, und eine sehr breite Workflow-Logik mit Automations und Integrationen. Für querfunktionale Teamarbeit, Vertrieb, Marketing oder allgemeine Operations ist das ein starkes Werkzeug.
In projektorientierten Häusern mit vielen parallel laufenden Vorhaben und gemeinsamen Spezialisten zeigt sich aber eine spezifische Schwäche: Auslastung lebt im Board – nicht im Unternehmen. Wer “Anna Müller” über 12 Projekte hinweg sehen will, betreibt Aggregation. Wer planen will, braucht einen Pool.
Das Board-Paradigma trifft die Multiprojekt-Realität
monday ist board-zentrisch entworfen. Jedes Board ist eine eigenständige Welt: eigene Spalten, eigene Items, eigene Workload-Sicht. Das macht jedes einzelne Board flexibel und ermöglicht Teams, ihre Strukturen selbst zu gestalten.
Im Multiprojekt-Fall wird daraus ein Problem:
- Personen sind keine Entitäten, sondern Spalten-Werte. Eine Person wird in jedem Board als Eintrag in einer “Person”-Spalte verwaltet – nicht als zentrale Ressource mit eigenem Profil.
- Workload pro Board, nicht pro Person. Die Workload-Funktion summiert pro Board oder pro Workspace. Wer projektübergreifende Auslastung will, baut Cross-Board-Reports oder Dashboards – mit Pflegeaufwand und Latenz.
- Konfliktauflösung liegt nicht im Fokus von monday. Eine Person, die in drei Boards parallel überbucht ist, taucht in jedem Board als grün auf, weil das einzelne Board die anderen nicht kennt.
Das Modell funktioniert für Teams, die in Boards leben. Es kollidiert mit Multiprojekt-Realität.
Wie Rillsoft den Pool zur zentralen Datenstruktur macht
Rillsoft Project ist nicht board-zentrisch, sondern pool-zentrisch. Die zentrale Datenstruktur ist der Ressourcenpool – Mitarbeiter, Teams, Maschinen mit Kalendern, Verfügbarkeiten und Qualifikationen. Projekte greifen auf diesen Pool zu, nicht umgekehrt.
Daraus folgen drei praktische Unterschiede:
1. Eine Person, eine Auslastung. “Anna Müller” ist eine einzige Entität im System. Ihre Auslastung ist die berechnete Summe aller Vorgänge, in denen sie eingeplant ist – über jedes Projekt hinweg. Keine Aggregation nötig.
2. Konflikte werden im Moment der Zuordnung sichtbar. Bei der Zuordnung greift eine Konfliktprüfung: Urlaub, Feiertage, parallele Vorgänge in anderen Projekten. Auslastungskonflikte werden farblich hervorgehoben – nicht erst im Wochenreport.
3. Qualifikationen filtern automatisch. Vorgänge fordern Rollen oder Qualifikationen. Bei der Mitarbeiterauswahl erscheinen nur Personen, die fachlich passen und zeitlich frei sind. In monday ist das maximal eine Custom-Field-Filterung.
Portfolio mit echtem Inhalt
monday-Portfolios fassen Boards zu einer Statussicht zusammen. Sie helfen, “im Bild” zu bleiben – grüne, gelbe, rote Status, Fortschrittsbalken.
Rillsofts Portfolio-Ebene geht weiter:
- Gemeinsamer Ressourcenpool über alle Projekte
- Projektpriorisierung als Grundlage für Kapazitätsentscheidungen bei konkurrierenden Vorhaben
- Soll-Ist-Vergleich auf Portfolioebene – jedes Projekt wird gegen seinen eigenen Basisplan geprüft
- Frei definierbare Kategorien und Statusfelder für Sortierung und Gruppierung – aber als Sekundärfunktion, nicht als Hauptlogik
Der Unterschied: monday-Portfolios sind eine Reportingschicht. Rillsofts Portfolio ist eine operative Planungsschicht.
Engpässe mit Verursacher
Die Frage “Anna ist überlastet” ist in monday das Ende der Information. Die Frage “Welcher Vorgang in welchem Projekt verursacht die Überlast, gibt es Puffer, gibt es eine alternative Person mit gleicher Qualifikation?” ist in Rillsoft Standard:
- Unterdeckungen werden exakt berechnet und rot markiert – mit Zugriff auf den verursachenden Vorgang
- Freie Kapazitäten werden blau hervorgehoben – mit Stundenzahl
- Pufferanalyse zeigt, welche Vorgänge noch Spielraum haben
- Mitarbeiter und Maschinenpark folgen derselben Logik### Wann monday die richtige Wahl bleibt
monday bleibt überlegen für:
- Vertriebspipeline-Management
- Marketing- und Content-Operations
- Querfunktionale Workflows mit hohem Automationsgrad
- Teams, die ihre eigenen Boards selbst aufsetzen und konfigurieren wollen
- Visuelles Statusreporting an Stakeholder
Rillsoft konkurriert nicht in dieser Breite. Der Wechselgrund ist immer derselbe: Multiprojekt-Ressourcenplanung mit echtem Pool ist in einem board-zentrischen Werkzeug nicht abbildbar.
Vergleich auf der Planungsachse
| Frage | monday.com | Rillsoft Project |
|---|---|---|
| Person als Ressource modelliert | Spalten-Wert pro Board | Zentrale Pool-Identität |
| Workload projektübergreifend | Aggregation, Dashboard-Aufbau | Native Berechnung |
| Qualifikationsfilter bei Zuordnung | Custom-Field-Filter | Native Logik |
| Konfliktprüfung mit Urlaub/Feiertagen | Eingeschränkt | Standard |
| Maschinenpark | Workaround | Vollwertig |
| Kapazitäts-/termintreue Strategie | Nein | Wählbar |
| Soll-Ist gegen Baseline | Begrenzt | Mehrere Referenzpläne |
| Visuelle Boards für querfunktionale Workflows | Sehr stark | Nicht der Fokus |
Vertiefend: Multiprojektplanung, Ressourcenplanung, Kapazitätsplanung.
Wer wechselt typischerweise von monday zu Rillsoft
Mittelständische Industrie- und Engineering-Häuser, in denen monday vor zwei oder drei Jahren als “endlich was Modernes” eingeführt wurde, das Excel ablösen sollte. Nach 18 Monaten gibt es 40 Boards, drei Workspaces, vier Workload-Dashboards – und immer noch kein klares Bild davon, ob die fünf Konstrukteure für die nächsten drei Monate ausgelastet, überlastet oder unterausgelastet sind. Genau für dieses Bild ist Rillsoft Project gebaut.
Software dahinter und verwandte Vergleiche
Statt eines Pools pro Board liefert Rillsoft Project einen einzigen Ressourcenpool über alle Projekte hinweg, mit projektübergreifender Auslastungsrechnung. Wer aus aufgabenzentrischem Work-Management kommt, findet die Einordnung in der Asana Alternative; bei reportinggetriebenen Setups in der Wrike Alternative.
Alle Angaben basieren auf dem Stand Mai 2026 und wurden nach bestem Wissen recherchiert.