Software für Sammelprojekt und projektübergreifende Multiuserarbeit
Ein Sammelprojekt in Rillsoft Project bündelt mehrere eigenständige Projekte zu einer übergeordneten Sicht und macht Multiuserarbeit, projektübergreifende Kapazitätsplanung und konsolidiertes Reporting auf einer gemeinsamen Datenbasis möglich. Realisiert wird die Funktion über Rillsoft Integration Server bzw. Rillsoft Cloud – das dateibasierte Standalone-Setup unterstützt Sammelprojekte nicht.
Sobald in einem Vorhaben mehrere Teams parallel an Teilbereichen arbeiten oder mehrere Projekte denselben Ressourcenpool belasten, stoßen einzelne Projektdateien an ihre Grenzen: gegenseitige Sperren, unterschiedliche Stände, fehlender Gesamtblick. Das Sammelprojekt löst genau dieses Problem.
Was ist ein Sammelprojekt?
Ein Sammelprojekt ist ein Container, der mehrere eigenständige Projekte miteinander verbindet. Jedes Teilprojekt bleibt ein vollwertiges Projekt mit eigener Datei, eigenem Verzeichnis und eigenen Zugriffsrechten. Das Sammelprojekt selbst stellt die gemeinsame Sicht zur Verfügung – mit allen Ansichten von Gantt über Personalauslastung bis Kapazitätsabgleich – und erlaubt projektübergreifende Vorgangsverknüpfungen sowie projektübergreifende Auswertung.
| Element | Rolle im Sammelprojekt |
|---|---|
| Teilprojekt (eigenes Projekt) | Eigenständiges Projekt mit eigener Bearbeitung – ein Team pro Projekt |
| Sammelprojekt | Konsolidierte Sicht, projektübergreifende Verknüpfungen, gemeinsamer Kapazitätsabgleich |
| Portfolio | Auswertungs- und Steuerungsebene über mehrere Sammelprojekte und Einzelprojekte |
Voraussetzung: gemeinsamer Ressourcenpool
Damit ein projektübergreifender Kapazitätsabgleich verlässlich funktioniert, müssen die im Sammelprojekt zusammengefassten Projekte denselben Ressourcenpool verwenden. Nur so werden Auslastung, Engpässe und freie Kapazitäten konsistent über alle Teilprojekte hinweg ausgewertet. Projekte mit abweichendem Ressourcenpool lassen sich technisch zwar aufnehmen, erfordern aber manuelle Synchronisation und reduzieren die Aussagekraft der Kapazitätssicht deutlich.
Drei Wege, ein Sammelprojekt aufzubauen
1. Sammelprojekt neu erstellen – aus mehreren bereits gespeicherten Projekten. Über die Sammelprojekt-Eigenschaften wird ein sprechender Name vergeben, das Quellverzeichnis ausgewählt und die gewünschten Projekte markiert. Optional steuern Sie pro Projekt, ob es schreibgeschützt geladen wird und ob die zugehörigen Basispläne mitgeladen werden.
2. Bestehendes Projekt automatisch aufteilen – wenn ein großes Projekt nach Teilprojekten strukturiert ist, übernimmt Rillsoft Project die Verteilung in einem Schritt: jedes Teilprojekt wird als eigenständiges Projekt im gewählten Verzeichnis gespeichert und automatisch zu einem Sammelprojekt verbunden. Drei Bedingungen müssen erfüllt sein:
- Es existiert mindestens ein Teilprojekt
- Auf der obersten Projekt-Ebene liegen keine separaten Vorgänge
- Auf der obersten Projekt-Ebene sind keine Dokumente hinzugefügt
Sind diese Bedingungen nicht erfüllt, ist die Aufteilen-Funktion deaktiviert und der Projektplaner sieht im Vorfeld, was noch zu bereinigen ist.
3. Einzelnes Projekt an ein bestehendes Sammelprojekt anbinden – etwa, wenn ein neues Teilvorhaben gestartet wird, dessen Ergebnisse in einer bestehenden Programm-Sicht mitlaufen sollen. Das Projekt bleibt eigenständig und erscheint zugleich im Sammelprojekt.
Multiuserarbeit ohne gegenseitige Sperren
| Vorher (ein großes Projekt) | Nach der Aufteilung in ein Sammelprojekt |
|---|---|
| Nur ein Planer arbeitet schreibend, andere warten | Mehrere Planer arbeiten gleichzeitig auf eigenen Teilprojekten |
| Datei wird zum Engpass | Teilprojektteams arbeiten unabhängig im eigenen Verzeichnis |
| Gesamtüberblick nur aus einer Datei | Gesamtüberblick aus Sammelprojekt + Portfolio, jederzeit konsolidiert |
| Termin- und Ressourcenrisiken werden spät sichtbar | Engpässe werden projektübergreifend bereits in der Planung erkannt |
Teilprojektteams konzentrieren sich auf ihren Bereich, ohne durch Sperren oder Wartezeiten anderer Teams ausgebremst zu werden. Die Projektleitung sieht den Fortschritt aller Teilprojekte im Sammelprojekt – ohne Dateien zusammenführen zu müssen.
Projektübergreifende Kapazitätsplanung und Verknüpfungen
Im Sammelprojekt entfalten sich die Stärken der projektübergreifenden Kapazitätsplanung:
- Auslastung des gemeinsamen Ressourcenpools über alle Teilprojekte hinweg
- Engpässe und freie Kapazitäten je Rolle und Mitarbeiter werden konsolidiert sichtbar
- Projektübergreifende Vorgangsverknüpfungen (Finish-to-Start, Start-to-Start, Finish-to-Finish, Start-to-Finish) – einschließlich Verzögerungen mit positiven oder negativen Werten
- Simulationen am Sammelprojekt zeigen Auswirkungen einer Termin- oder Ressourcenänderung auf alle Teilprojekte gleichzeitig
Damit wird das Sammelprojekt zur Arbeitsebene für Programm-Manager, technische Leitung und PMO, die mehrere Projekte als ein Vorhaben steuern müssen.
Zugriffsrechte: Verzeichnisse und Verzeichnis-Rollen
Jedes Teilprojekt liegt in einem Verzeichnis im Rillsoft Integration Server. Über Verzeichnis-Rollen wird mandanten- und verzeichnisabhängig festgelegt, wer was darf – mit Vererbung von übergeordneten Verzeichnissen auf Unterverzeichnisse.
Rechtegruppen pro Verzeichnis:
- Verzeichnisstruktur – Verzeichnisse anlegen, ändern, löschen, wiederherstellen
- Projekte – lesen, anlegen, ändern, löschen, wiederherstellen, sperren/entsperren
- E-Mail-Benachrichtigungen – Projektänderungen, Meilensteinänderungen, negativer Restaufwand, projektübergreifende Verknüpfungen
- Rückmeldungen – erfassen und freigeben
- iCalendar und Timeline – Zugriff auf Kalender- und Webmodule
Ein typisches Rollenmodell für ein Sammelprojekt:
| Beteiligte | Verzeichnis-Rechte |
|---|---|
| Programm-/Projektleitung | Schreibrecht auf das Verzeichnis des Sammelprojekts, Leserecht auf alle Teilprojekt-Verzeichnisse |
| Teilprojektteam | Schreibrecht auf das eigene Teilprojekt-Verzeichnis, Leserecht auf benachbarte Teilprojekte (bei Bedarf) |
| PMO und Controlling | Leserecht auf Sammelprojekt und Portfolio, keine Schreibrechte auf Teilprojekte |
| Administration | Verwaltung der Verzeichnisstruktur und der Rollenvergabe |
So bleibt sichtbar, wer im Sammelprojekt mitliest und mitschreibt, ohne dass benachbarte Teams ungewollt in fremde Teilprojekte schreiben können.
Sammelprojekt im Portfolio – übersichtlich als ein Projekt
Im Portfolio wird ein Sammelprojekt als ein Projekt dargestellt. Die im Sammelprojekt verbundenen Einzelprojekte erscheinen unterhalb dieses Eintrags als Teilprojekte – analog zur klassischen Projekt-/Teilprojekt-Hierarchie.
Vorteile dieser Darstellung:
- Kompakte Portfolio-Sicht – auch ein Sammelprojekt mit zehn oder mehr Einzelprojekten belegt im Portfolio nur eine Zeile auf oberster Ebene
- Konsistente Hierarchie – Sammelprojekt im Portfolio sieht aus wie ein normales Projekt mit Teilprojekten, vertraute Bedienung bleibt erhalten
- Aufklappen bei Bedarf – die einzelnen Teilprojekte sind über Aufklappen direkt zugänglich, ohne dass die Übersicht im zugeklappten Zustand überladen wird
- Mehrere Sammelprojekte gemeinsam auswerten – im selben Portfolio lassen sich mehrere Sammelprojekte und Einzelprojekte nebeneinander analysieren, ohne dass die Liste unübersichtlich wird
So bleibt das Portfolio auch in großen Programmen mit vielen Teilprojekten lesbar – die fachliche Bündelung im Sammelprojekt wird in der Portfolio-Darstellung sichtbar abgebildet.
Sammelprojekt zusammenführen und archivieren
Sind die Teilprojekte abgeschlossen, lässt sich das Sammelprojekt wieder in ein konsolidiertes Einzelprojekt überführen und archivieren. Das Vorhaben bleibt damit als kompakte Referenz erhalten – verfügbar für nachträgliche Auswertungen, Soll-Ist-Vergleiche und als Schablone für künftige Projekte – während der aktive Planungsbereich nur laufende Vorhaben enthält.
Funktionen des Sammelprojekts im Überblick
- Mehrere Teilprojekte bleiben eigenständig und werden zu einer projektübergreifenden Sicht verbunden
- Multiuserarbeit ohne gegenseitige Sperren – jedes Team auf seinem Teilprojekt
- Projektübergreifender Kapazitätsabgleich auf gemeinsamem Ressourcenpool
- Projektübergreifende Vorgangsverknüpfungen mit Verzögerung (positiv/negativ)
- Drei Aufbauwege: neu erstellen, bestehendes Projekt aufteilen, einzelnes Projekt nachträglich anbinden
- Optional schreibgeschütztes Laden einzelner Teilprojekte und Mitladen der Basispläne
- Verzeichnis-Rollen mit Vererbung für Projekt-, Dokumenten- und Benachrichtigungsrechte
- Übersichtliche Portfolio-Darstellung – Sammelprojekt als ein Projekt mit seinen Einzelprojekten als Teilprojekten
- Bestandteil des Mandantenkonzepts – Sammelprojekte je Geschäftsbereich oder Tochtergesellschaft
- Zusammenführen und Archivieren nach Projektabschluss
- Verfügbar mit Rillsoft Integration Server (On-Premise) oder Rillsoft Cloud (gehostet)
Sammelprojekt im Zusammenspiel der Rillsoft-Plattform
Das Sammelprojekt ist ein Baustein der Multiuser-Architektur – getragen von zentraler Benutzerverwaltung, Benutzer- und Verzeichnis-Rollen sowie Mandantenfähigkeit. Auf der nächsthöheren Ebene fügt sich das Sammelprojekt in das Multiprojektmanagement und in die Kapazitätsplanung ein und bildet die Grundlage für realistisches Programm-Management auf einer gemeinsamen Datenbasis.
So unterstützt Rillsoft Unternehmen dabei, große Vorhaben mit mehreren Teilprojekten und mehreren Planern verlässlich zu führen – ohne die Reibungsverluste klassischer Einzeldateien.