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Personalkapazitätsplanung Software

Software für Personalkapazitätsplanung in Multiprojektumgebungen

Personalkapazitätsplanung Software für mehrere Projekte
Personalkapazitätsplanung Software für mehrere Projekte
Personalbedarfsprognose Software für Qualifikationen und Rollen
Personalbedarfsprognose Software für Qualifikationen und Rollen

Rillsoft Project ist eine Personalkapazitätsplanung Software für mittelständische Industrieunternehmen mit mehreren parallelen Projekten. Die Software gleicht den projektübergreifenden Personalbedarf mit der verfügbaren Personalkapazität ab – auf Basis von Rollen und Qualifikationen, noch vor der konkreten Personenzuordnung.

Anders als reine HR-Kapazitätsplanung beantwortet Rillsoft Project nicht nur „Wie viele Köpfe haben wir?", sondern berechnet, ob die erforderlichen Qualifikationen im benötigten Zeitraum tatsächlich verfügbar sind – auch dann, wenn dieselben Mitarbeiter in mehreren Projekten gleichzeitig eingesetzt werden.

Für wen ist Rillsoft Project als Personalkapazitätsplanung Software relevant?

  • Projektleiter und Ressourcenverantwortliche mit mehreren parallelen Projekten
  • PMO mit Verantwortung für die langfristige Personalkapazität im Portfolio
  • Mittelständische Industrieunternehmen mit 20 bis 200 Mitarbeitern
  • Branchen wie Maschinenbau, Engineering, Produktion und IT-Unternehmen
  • Unternehmen, die mit Tabellen oder HR-Kapazitätsplanung an Grenzen stoßen, weil Qualifikationen und Projektzuordnung darin nicht abgebildet sind

Personalkapazität auf Basis von Rollen und Qualifikationen

Der zentrale Vorteil gegenüber HR-Kapazitätsplanung und generischen Projektmanagement-Tools: Der Kapazitätsabgleich erfolgt auf Basis von Rollen und Qualifikationen – nicht über pauschale Stundenkontingente.

  • Bedarfsanalyse pro Rolle und Qualifikation, nicht pro Person
  • Verfügbarkeit je Qualifikation über mehrere Monate sichtbar
  • Erst kurz vor der Projektausführung werden konkrete Mitarbeiter zugeordnet
  • Mehrere Rollen pro Mitarbeiter, Zusammenfassung in individuellen Teams
  • Arbeits- und arbeitsfreie Zeiten im Projektkalender fließen in die Kapazitätsberechnung ein

Damit bleibt die langfristige Personalkapazitätsplanung auch dann belastbar, wenn Personalbestand und Projektmix sich verändern.

Engpässe und freie Personalkapazitäten sichtbar machen

Personalkapazitätsplanung ist nur dann nützlich, wenn Über- und Unterdeckung früh erkennbar sind. Rillsoft Project unterstützt mit folgenden Funktionen:

  • Unterdeckungen durch fehlende Personalkapazität werden exakt berechnet und rot eingefärbt
  • Überdeckungen durch freie Kapazitäten werden blau hervorgehoben
  • Der Kapazitätsabgleich kann grafisch analysiert werden
  • Identifikation der Vorgänge, die Auslastungen verursachen, mit Bewertung von Spielräumen innerhalb der Pufferzeit
  • Diverse Ansichten zur Auslastungsoptimierung von Rollen und Mitarbeitern
  • Verhältnis von verplanten und verfügbaren Arbeitszeiten pro Zeiteinheit
Arbeitskapazität berechnen mit Software für Personalkapazitätsplanung
Arbeitskapazität berechnen für die Personalkapazitätsplanung

Personalkapazitätsplanung im Multiprojekt-Portfolio

In einer Multiprojektumgebung greifen mehrere Projekte auf denselben Personalpool zu. Rillsoft Project zeigt die projektübergreifende Personalbelastung pro Rolle und Qualifikation – Engpässe werden bereits in der Planungsphase sichtbar, nicht erst während der Projektumsetzung.

  • Personalressourcen werden zentral verwaltet und projektübergreifend abgeglichen
  • Bei Ressourcenkonflikten entscheidet die Projektpriorisierung, welches Projekt seine Personalkapazität behält
  • Änderungen in einem Projekt zeigen sofort ihre Auswirkungen auf andere Projekte

So entsteht eine realistische Sicht auf die Personalkapazität über das gesamte Projektportfolio.

Abgrenzung zu Personaleinsatzplanung und HR-Kapazitätsplanung

  • Personaleinsatzplanung ist die operative Zuordnung konkreter Mitarbeiter zu konkreten Vorgängen.
  • Personalkapazitätsplanung in Rillsoft Project ist die strategisch-mittelfristige Sicht: Reichen die verfügbaren Qualifikationen über Monate hinweg, um die geplanten Projekte realistisch umzusetzen?
  • HR-Kapazitätsplanung organisiert Stellen, Headcount und Anwesenheit ohne direkten Projekt- und Qualifikationsbezug.

Rillsoft Project verbindet diese Sichten: Qualifikationsbedarf, Mitarbeiterverfügbarkeit, Arbeitszeit, Urlaub und Projektzuordnung fließen in eine gemeinsame Personalkapazitätsplanung ein.

Verbindung zu Ressourcen-, Kapazitäts- und Multiprojektplanung

Betriebsmodi

Rillsoft Project ist ein Windows-Desktop-Client. Für projektübergreifende Personalkapazitätsplanung im Mehrbenutzerbetrieb stehen Rillsoft Integration Server (On-Premise) und Rillsoft Cloud (gehostet) zur Verfügung. Im Standalone-Modus stehen projektübergreifende Personalkapazitäts-Funktionen nicht zur Verfügung.

Häufig gestellte Fragen(FAQ)

Personalkapazitätsplanung Software gleicht den projektübergreifenden Personalbedarf mit der verfügbaren Personalkapazität ab. Sie berechnet, ob für jede benötigte Rolle und Qualifikation genug Mitarbeiter im geplanten Zeitraum verfügbar sind – noch vor der konkreten Personenzuordnung. Engpässe, freie Kapazitäten und Überlastungen werden im Mehrprojektkontext sichtbar.

Rillsoft Project richtet sich an mittelständische Industrieunternehmen mit 20 bis 200 Mitarbeitern, die mehrere parallele Projekte mit begrenztem Personal realisieren – etwa in Maschinenbau, Engineering, Produktion und IT. Typische Anwender sind Projektleiter, Ressourcenverantwortliche, PMO und kaufmännische Personalplaner mit Verantwortung für die langfristige Personalkapazität.

Personaleinsatzplanung beantwortet die operative Frage, welcher Mitarbeiter konkret welchem Vorgang zugeordnet wird. Personalkapazitätsplanung beantwortet die strategische Frage, ob über alle laufenden und geplanten Projekte hinweg überhaupt genug Personal mit den erforderlichen Qualifikationen vorhanden ist. Beide Sichten greifen ineinander – Rillsoft Project verbindet sie in einer gemeinsamen Planungsumgebung.

Statt einzelne Mitarbeiter zu verplanen, wird zunächst der Bedarf an Rollen und Qualifikationen erfasst. Rillsoft Project berechnet, ob für jede benötigte Qualifikation genug Mitarbeiter mit passender Verfügbarkeit existieren – bevor konkrete Personen zugeordnet werden. Erst kurz vor der Projektausführung erfolgt die Personenzuordnung. Damit bleibt die Personalkapazitätsplanung über lange Horizonte belastbar.

Unterdeckungen durch fehlendes Personal werden exakt berechnet und rot eingefärbt. Überdeckungen durch freie Kapazitäten werden blau hervorgehoben. So sind Engpässe pro Rolle, Qualifikation und Mitarbeiter auf einen Blick erkennbar – auch projektübergreifend und über mehrere Monate hinweg.

In einer Multiprojektumgebung greifen mehrere Projekte auf denselben Personalpool zu. Rillsoft Project zeigt die projektübergreifende Personalbelastung pro Rolle und Qualifikation. Engpässe werden in der Planungsphase sichtbar, nicht erst während der Projektumsetzung. Über die Projektpriorisierung lässt sich entscheiden, welches Projekt seine Personalressourcen bei Konflikten behält.

Rillsoft Project ist ein Windows-Desktop-Client. Projektübergreifende Personalkapazitätsplanung mit gemeinsamem Personalpool, Mehrbenutzerbetrieb und Anbindung an Zeiterfassung benötigt Rillsoft Integration Server (On-Premise) oder Rillsoft Cloud (gehostet). Im Standalone-Modus stehen diese projektübergreifenden Personalkapazitäts-Funktionen nicht zur Verfügung.