Software für Mehrbenutzerbetrieb in Projekt- und Ressourcenplanung
Der Mehrbenutzerbetrieb ist die zentrale Voraussetzung dafür, dass mehrere Projektplaner und Mitarbeiter gleichzeitig an Projekten, Ressourcen und Portfolios arbeiten – auf Basis einer gemeinsamen Datenbank, mit klar definierten Rollen und Rechten. Realisiert wird er in der Rillsoft Plattform durch das Zusammenspiel von Rillsoft Project als Desktop-Client und Rillsoft Integration Server bzw. Rillsoft Cloud als Serverplattform.
Sobald in einem Unternehmen mehr als ein Projektplaner regelmäßig dieselben Projekte oder Ressourcen plant, stoßen dateibasierte Planungen an ihre Grenzen: unterschiedliche Dateistände, manuelle Zusammenführung und unklare Verantwortlichkeiten. Der Mehrbenutzerbetrieb über den Integration Server löst diese Probleme durch eine zentrale Projektdatenbank, eine zentrale Benutzerverwaltung und ein abgestuftes Berechtigungsmodell.
Zentrale Benutzerverwaltung
Alle Benutzer, die mit Rillsoft Project oder dem Rillsoft Integration Server arbeiten, werden zentral unter Administration > Benutzer verwaltet. Für jeden Benutzer können dort:
- Stammdaten wie Name und Telefonnummer gepflegt werden,
- Mandantenzugänge definiert werden,
- Personalressourcen zugeordnet werden,
- Benutzer- und Verzeichnis-Rollen vergeben werden,
- API-Zugriffsschlüssel für iCalendar- und Timeline-Zugriffe verwaltet werden.
Details zur Pflege der Benutzer beschreibt die Dokumentation Benutzer im Rillsoft Integration Server.
Benutzer-Rollen für verzeichnisunabhängige Tätigkeiten
Die Benutzer-Rollen steuern Tätigkeiten, die nicht an ein konkretes Projektverzeichnis gebunden sind – etwa Benutzerverwaltung, Portfolio-Arbeit oder Ressourcenpool. Mindestrecht für die Arbeit mit Rillsoft Project ist „Ressourcenpool lesen“.
Sieben vordefinierte Rollen stehen zur Verfügung:
- Administrator
- Mandant Administrator
- Projektmanager
- Projektbenutzer
- iCalendar-Nutzer
- Urlaubsplanung-Nutzer
- Urlaubsplanung-Vorgesetzer
Typische Rechtegruppen:
- Benutzerverwaltung: Benutzer, Organigramme, Rollen, Lizenzen, E-Mail-Vorlagen, Ereignisprotokoll, LDAP-/Redmine-Synchronisation
- Portfolio-Arbeit: Portfolios lesen, anlegen, ändern, löschen; projektübergreifende Verknüpfungen
- Ressourcenpool: lesen, ändern, sperren/entsperren
- Urlaubsplanung: Urlaubskonten verwalten, Urlaube und Krankmeldungen erfassen, freigeben oder stornieren
- iCalendar: Zugriff auf Kalender von Benutzer, Mitarbeitern, Mandant, Projekt und Portfolio
- Dokumentenmanagement: Dokumente und Ordnerstruktur lesen, anlegen, ändern, löschen, wiederherstellen
Eigene Rollen mit individuellen Rechten lassen sich zusätzlich anlegen.
Verzeichnis-Rollen für Projekt- und Dokumentenrechte
Die Verzeichnis-Rollen sind mandanten- und verzeichnisabhängig. Sie steuern Rechte auf konkrete Projektverzeichnisse und untergeordnete Strukturen. Rechte aus übergeordneten Verzeichnissen werden standardmäßig auf Unterverzeichnisse vererbt; vererbte Rechte sind in der Oberfläche durch ausgegraute Häkchen erkennbar.
Typische Rechtegruppen pro Verzeichnis:
- Verzeichnisstruktur: Verzeichnisse anlegen, ändern, löschen, wiederherstellen
- Projekte: lesen, anlegen, ändern, löschen, wiederherstellen, sperren/entsperren
- E-Mail-Benachrichtigungen: Projektänderungen, Meilensteinänderungen, negativer Restaufwand, projektübergreifende Verknüpfungen
- Rückmeldungen: erfassen und freigeben
- iCalendar und Timeline: Zugriff auf zusätzliche Module über die Weboberfläche
Durch die Trennung in Benutzer-Rollen (verzeichnisunabhängig) und Verzeichnis-Rollen (verzeichnisabhängig) lassen sich Rechte fein abstufen: ein Projektmanager kann z. B. ein bestimmtes Projektverzeichnis vollständig steuern, während andere Bereiche für ihn unsichtbar bleiben.
Personalressourcen-Zuordnung
Nicht jeder Mitarbeiter benötigt einen eigenen Benutzerzugang. Über Administration > Benutzer können einem Benutzer eine oder mehrere Personalressourcen zugeordnet werden. Dadurch können autorisierte Benutzer planungsrelevante Daten – etwa Arbeitszeiten oder Urlaubsanträge – stellvertretend für diese Personen erfassen, ohne dass für jeden Mitarbeiter ein eigener Zugang notwendig ist.
Organigramm für Administration, Rückmeldung und Urlaubsplanung
Das Organigramm bildet die hierarchische Struktur der Benutzer ab und steuert Genehmigungswege sowie Sichtbarkeiten. Im Rillsoft Integration Server werden drei getrennte Organigramme gepflegt:
- Administration – inklusive E-Mail-Benachrichtigung, Kalenderintegration (iCal) und Timeline
- Rückmeldung – als Grundlage für die Genehmigung von Zeiterfassungen
- Urlaubsplanung – als Grundlage für Anträge und Freigaben in der Urlaubsplanung
Die Hierarchien werden je Variante per Drag & Drop angepasst, sodass Genehmigungswege exakt der Aufbauorganisation des Unternehmens folgen.
Mandantenfähigkeit
Der Rillsoft Integration Server ist mandantenfähig. Mehrere Organisationseinheiten – etwa Tochtergesellschaften oder Geschäftsbereiche – können denselben Server nutzen, bei vollständig getrennten Daten, Benutzern und Rollen. Diese Architektur bildet auch die Grundlage des Rillsoft Cloud-Betriebs.
Funktionen des Mehrbenutzerbetriebs im Überblick
- Mehrere Projektplaner arbeiten gleichzeitig an Projekten, Ressourcen und Portfolios.
- Zentrale Projektdatenbank für alle Benutzer und Mandanten.
- Zentrale Benutzerverwaltung mit Stammdaten, Mandantenzugängen und API-Zugriffsschlüsseln.
- Sieben vordefinierte Benutzer-Rollen sowie eigene Rollen für verzeichnisunabhängige Rechte.
- Verzeichnis-Rollen mit Vererbung für Projekt-, Dokumenten- und Benachrichtigungsrechte.
- Personalressourcen-Zuordnung für Mitarbeiter ohne eigenen Benutzerzugang.
- Drei getrennte Organigramme für Administration, Rückmeldung und Urlaubsplanung.
- Mandantenfähigkeit für mehrere Organisationseinheiten auf einer Plattform.
- On-Premise-Betrieb über Rillsoft Integration Server oder gehosteter Betrieb über Rillsoft Cloud.
Mehrbenutzerbetrieb als Grundlage für Multiprojekt- und Kapazitätsplanung
Realistische Multiprojektplanung und Kapazitätsplanung sind nur dann verlässlich, wenn alle Projektplaner mit denselben aktuellen Daten arbeiten und Rechte sauber abgegrenzt sind. Der Mehrbenutzerbetrieb schafft genau diese Grundlage: eine gemeinsame, konsistente Sicht auf Projekte, Ressourcen und Auslastung – über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg.
So unterstützt Rillsoft Unternehmen dabei, Projekt- und Ressourcenplanung von einer einzelnen Planungsdatei hin zu einer zentralen, mehrbenutzerfähigen Plattform für das gesamte Unternehmen weiterzuentwickeln.