Personaleinsatzplanung für Maschinenbauunternehmen
Rillsoft Project unterstützt Maschinenbauunternehmen dabei, Aufträge, Personal, Maschinen, Qualifikationen und Kapazitäten projektübergreifend zu planen. Die Software hilft, bereits in der Angebots- und Grobplanung realistische Liefertermine zu prüfen und Engpässe vor der Feinplanung zu erkennen.
Ziel ist es, eine Softwarelösung einzuführen, die den Auftragsdurchlauf von der Angebotsplanung über die Konstruktion und Fertigung bis hin zum Warenausgang im Geschäftsbereich Maschinenbau unterstützt. Dabei verbindet Rillsoft Project Personaleinsatzplanung, Ressourcenplanung und Kapazitätsplanung.
Welche Software hilft bei Personaleinsatzplanung im Maschinenbau?
Eine geeignete Software für Personaleinsatzplanung im Maschinenbau sollte Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Qualifikationen, Maschinen und mehrere parallele Aufträge berücksichtigen. Rillsoft Project zeigt, welche Mitarbeiter mit welchen Fähigkeiten verfügbar sind und wie sich neue oder verschobene Aufträge auf bestehende Projekte auswirken.
Anforderungen an eine Personaleinsatzplanung im Maschinenbau
- Beim Auftragseingang soll eine Grobplanung durchgeführt werden, um dem Kunden einen realistischen Liefertermin zusagen zu können.
- Innerhalb dieses Grobplans führen die Projektmanager die Feinplanung durch und aktualisieren diese.
- Die zur Verfügung stehenden Ressourcen sollen in der Software erfasst und den Aufgaben zugewiesen werden können.
- Unterschiedliche tägliche Arbeitszeit (Montags - Donnerstags 8,5 Stunden und dafür Freitags nur 6 Stunden)
- Bei einigen Projekten wird auch am Wochenende gearbeitet
- Die Auslastung soll sowohl insgesamt als auch für einzelne Bereiche sichtbar sein.
- Gesamtplanung über mehrere Aufträge gleichzeitig
Es soll auf einfache Art festgestellt werden können, wer im Moment an welchen Projekten arbeitet und mit welchen Stunden der jeweilige Mitarbeiter belastet ist. Zudem soll eine Auswertung nach Abteilung erfolgen können.
Verfügbare Personal- und Maschinen-Ressourcen
Zuerst wird ein zentraler Ressourcenpool angelegt, auf den alle Projekte des Unternehmens zugreifen können und der die projektrelevanten Personal- und ggf. Maschinen-Ressourcen des Unternehmens umfasst:
- Arbeitszeiten und Feiertage
- Basis-Personendaten
- Fachliche Kompetenzen
- Zuordnung zu Team
- Abwesenheit wie Urlaub, Krankheit etc.
Aufträge terminieren und nachverfolgen
- Aufträge als einzelne „Projekte“ erfassen
- Terminplanungsfunktionalität aktiv einsetzen, wie bspw. flexibel verschieben, neue Arbeitsschritte zwischendurch und ggf. Verzögerungen eingeben
- Wiederkehrende Aufträge als Vorlagen speichern
Kapazitätsauslastung
- Eine Grobplanung unter Berücksichtigung erstellen, dass einzelne Tätigkeiten nur von bestimmten Mitarbeitern ausgeführt werden können, d.h. fachliche Fähigkeiten zu den Aufgaben zuweisen.
- Personalbedarf-Planung - wie viele Beschäftigte und mit welcher Qualifikation sind für einen Auftrag gebraucht
- Prüfen, ob die benötigten Mitarbeiter die geforderten Tätigkeiten im geplanten Zeitraum ausführen können, und dadurch eventuell auftretende Engpässe und freie Kapazitäten erkennen.
Personaleinsatzplanung
Die Planung ist interaktiv mit den Ressourcendaten verbunden und bietet bei der Personalzuordnung Auskunft über:
- Verfügbarkeit eines Mitarbeiters bezogen auf seine arbeitsfreien Tage
- Verfügbarkeit eines Mitarbeiters, d.h. ob er in anderen Aufgaben schon eingeplant ist
Die Personal-Ansicht zeigt, welche Mitarbeiter mit welcher Qualifikation zum jeweiligen Zeitpunkt gebraucht sind.
Folgende Kennzahlen auswerten:
- Auslastung der einzelnen Mitarbeiter
- Auslastung der Abteilungen
Auswertungen für mehrere Aufträge
Für eine Auftragsübersicht ein Portfolio mit allen aktuellen Aufträgen erstellen. Projektübergreifend Termineinhaltung, Kapazitäts- und Personal-Auslastung analysieren. Diese Auswertung verbindet die Maschinenbau-Seite mit Multiprojektplanung und zeigt, welche Aufträge miteinander um dieselben Ressourcen konkurrieren.
- Bedarf an Personalressourcen aktuell
- Voraussichtlicher Bedarf an Personalressourcen in Zukunft
Nach Wunsch lassen sich sogenannte „Planspiele“ durch unterschiedliche Portfolios erzeugen. Diese können außer aktuell laufenden Projekten auch potenzielle Aufträge umfassen.
Auftragsüberwachung und –Aktualisierung
- Zu den einzelnen Auftragsschritten jeweils einen aktuellen Status pflegen
- Einen Gesamtüberblick über alle Aufträge und deren jeweiligen Status erhalten
- Soll-Ist-Vergleich mit einem der Basispläne durchführen
Software dahinter und verwandter Anwendungsbericht
Hinter dieser Personaleinsatz- und Kapazitätsplanung steht Rillsoft Project als Windows-Desktop-Client mit Multiprojekt-Ressourcenpool. Wie ein konkretes Maschinenbau-Beispiel aussieht, zeigt das Kapazitätsplanungs-Tool im Maschinenbau.