iCalendar Software für Outlook und Projektkalender
Das iCalendar-Modul (Rillsoft Project mit Schnittstelle zum Integration Server) basiert auf dem offenen iCalendar-Standard und stellt die geplanten Aufgaben als .ics-Kalender bereit. So lassen sich Projekttermine in Programme übernehmen, die .ics-Dateien unterstützen – zum Beispiel Google Kalender, Microsoft Outlook, Apple Kalender, Mozilla Sunbird oder IBM Lotus Notes.
Der entscheidende Vorteil: Das iCalendar-Modul liefert bei jedem Zugriff den aktuellen Stand der geplanten Aufgaben. Der Kalender wird abonniert, nicht einmalig importiert – Terminänderungen aus der Rillsoft-Planung erscheinen damit automatisch im persönlichen Kalender, ohne manuelles Nachpflegen.
Fünf Kalenderarten für jede Sicht
Das Modul stellt fünf verschiedene Kalender bereit, jeweils zugeschnitten auf eine andere Perspektive:
| Kalenderart | Inhalt |
|---|---|
| Benutzerkalender | Alle Aufgaben eines Benutzers projektübergreifend pro Mandant |
| Kalender untergeordneter Benutzer | Aufgaben der im Administrations-Organigramm untergeordneten Benutzer, projektübergreifend |
| Mandantenkalender | Alle Aufgaben eines Mandanten in allen Projekten |
| Portfoliokalender | Alle Aufgaben eines Projektportfolios |
| Projektkalender | Alle Aufgaben eines einzelnen Projekts |
Vom einzelnen Mitarbeiter über die Führungskraft bis zur mandantenweiten Gesamtsicht erhält damit jede Rolle genau den Kalender, der ihren Verantwortungsbereich abbildet.
Persönlicher Kalender und Teamsicht
- Der Benutzerkalender bündelt alle Aufgaben eines Mitarbeiters über sämtliche Projekte eines Mandanten – die persönliche „Was steht für mich an?“-Sicht direkt in Outlook oder Google Kalender.
- Der Kalender untergeordneter Benutzer zeigt einer Führungskraft die Aufgaben ihres Teams aus dem Administrations-Organigramm, ohne jedes Projekt einzeln öffnen zu müssen.
Übergreifende Termin- und Auslastungssicht
Für die steuernde Ebene liefern drei weitere Kalender den großen Überblick:
- Projektkalender – alle Termine eines Projekts, ideal für Projektleitung und beteiligte Teams
- Portfoliokalender – alle Aufgaben eines Projektportfolios, für Programm-Management und PMO
- Mandantenkalender – alle Aufgaben eines Mandanten über alle Projekte hinweg
So lassen sich Termine und Auslastung auch außerhalb von Rillsoft – im vertrauten Kalenderprogramm – verfolgen.
Funktionsweise: abonnieren statt importieren
Weil das Modul auf dem iCalendar-Standard aufsetzt, wird der Kalender als Abonnement eingebunden. Bei jedem Abruf liefert Rillsoft den aktuellen Planungsstand:
- Neue oder verschobene Aufgaben erscheinen automatisch
- Kein manuelles Re-Importieren von
.ics-Dateien - Identische Daten in allen Programmen, die den Kalender abonnieren
Voraussetzungen und Einstellungen
Der Zugriff auf die iCalendar-Kalender ist abgesichert und konfigurierbar:
| Aspekt | Details |
|---|---|
| Benutzerrolle | Der Nutzer benötigt die Rolle iCalendar-Nutzer |
| Zugriffsschlüssel | Pro Nutzer wird ein API-Zugriffsschlüssel generiert |
| Vorlage/Details | Der Mandanten-Administrator legt über die Mandanteneigenschaften fest, welche Termindetails ausgegeben werden |
Welche Informationen ein Termin enthält – sichtbar etwa beim Doppelklick auf einen Termin in der Outlook-Ansicht – bestimmt damit die mandantenweite Konfiguration.
Funktionen der iCalendar-Software im Überblick
- Bereitstellung der Projektaufgaben als .ics-Kalender nach dem iCalendar-Standard
- Fünf Kalenderarten: Benutzer, untergeordnete Benutzer, Mandant, Portfolio, Projekt
- Immer aktuell – bei jedem Zugriff der aktuelle Planungsstand
- Kompatibel mit Outlook, Google Kalender, Apple Kalender, Mozilla Sunbird, IBM Lotus Notes
- Projektübergreifende persönliche und Teamsicht
- Abgesicherter Zugriff über iCalendar-Nutzer-Rolle und API-Zugriffsschlüssel pro Nutzer
- Mandantenweite Konfiguration der Termindetails über die Mandanteneigenschaften
- Verfügbar mit Rillsoft Integration Server (On-Premise) oder Rillsoft Cloud (gehostet)
iCalendar im Zusammenspiel der Rillsoft-Plattform
Das iCalendar-Modul ist Teil der serverbasierten Multiuser-Architektur von Rillsoft. Es nutzt dasselbe Administrations-Organigramm wie die E-Mail-Benachrichtigung und teilt die zentrale Datenbasis mit Zeiterfassung und Dokumentenmanagement. Gemeinsam mit der Kapazitätsplanung und dem Multiprojektmanagement macht es Projekttermine dort verfügbar, wo Mitarbeiter ohnehin arbeiten – im eigenen Kalender, stets auf aktuellem Stand.