Software für E-Mail-Benachrichtigung in Projekten
Das Modul E-Mail-Benachrichtigung in Rillsoft Project mit Schnittstelle zum Integration Server ermöglicht den automatischen Versand von E-Mails an die am Projekt beteiligten Personen. Anstehende Aufgaben, überfällige Vorgänge, Terminänderungen und verschobene Meilensteine werden so kommuniziert, ohne dass jemand aktiv im Plan nachsehen muss.
In verteilten Teams entscheidet die rechtzeitige Information über Termintreue: Wer erst beim Statusmeeting von einer Verschiebung erfährt, reagiert zu spät. Die E-Mail-Benachrichtigung schließt diese Lücke, indem sie die Beteiligten proaktiv und automatisiert erreicht.
Welche Benachrichtigungen versendet werden
Das Modul deckt die wichtigsten Auslöser im Projektalltag ab:
| Benachrichtigung | Empfänger | Auslöser |
|---|---|---|
| Bevorstehende Aufgaben | Mitarbeiter | Aufgabe steht im definierten Vorlauf an |
| Überfällige Aufgaben | Mitarbeiter | Aufgabe wurde nicht rechtzeitig erledigt |
| Terminänderung Aufgabe | Mitarbeiter | Termin einer zugeordneten Aufgabe ändert sich |
| Terminänderung untergeordneter Benutzer | übergeordneter Benutzer | Termin bei untergeordnetem Mitarbeiter ändert sich |
| Meilenstein-Terminänderung | Benutzer | Ein Meilenstein wird verschoben |
So erhält jeder Beteiligte genau die Information, die für seine Rolle relevant ist – ohne im Posteingang in unwichtigen Meldungen unterzugehen.
Erinnerung an bevorstehende und überfällige Aufgaben
Zwei der wirksamsten Benachrichtigungen richten sich direkt an die ausführenden Mitarbeiter:
- Erinnerung an bevorstehende Aufgaben – Mitarbeiter werden rechtzeitig vor dem geplanten Start informiert und können sich vorbereiten.
- Erinnerung an nicht rechtzeitig erledigte Aufgaben – bleibt ein Vorgang offen, erhält der Mitarbeiter eine automatische Erinnerung, sodass Verzögerungen früh sichtbar werden.
Beide Erinnerungen reduzieren manuelles Nachfassen durch die Projektleitung und halten die Rückmeldungsdisziplin hoch.
Benachrichtigung über Termin- und Meilensteinänderungen
Ändern sich Termine, ist schnelle Kommunikation entscheidend. Das Modul benachrichtigt:
- Mitarbeiter über Terminänderungen ihrer zugeordneten Aufgaben
- Benutzer über Terminänderungen bei den ihnen untergeordneten Mitarbeitern
- Benutzer über Meilenstein-Terminänderungen
Damit erfahren sowohl die ausführende Ebene als auch die steuernde Ebene zeitnah von Verschiebungen – die Voraussetzung, um Folgewirkungen auf andere Vorgänge rechtzeitig abzufangen.
Zeitparameter: Vorlauf und Rückblick einstellen
Wann eine Benachrichtigung ausgelöst wird, steuern zeitbasierte Parameter in Tagen:
- Bevorstehende Aufgaben – Vorlauf, mit dem vor dem geplanten Start erinnert wird
- Überfällige Aufgaben – Rückblick, wie viele Tage rückwirkend offene Vorgänge gemeldet werden
- Terminänderungen – Zeitfenster, in dem Änderungen für die Meldung berücksichtigt werden
So lässt sich der Versandrhythmus an die tatsächlichen Reaktionszeiten der Teams anpassen.
Einstellungen und Berechtigungen
Die E-Mail-Benachrichtigung wird zentral in Rillsoft Integration Server konfiguriert:
| Aufgabe | Erforderliche Rolle |
|---|---|
| E-Mail-Vorlagen bearbeiten | Mandanten-Administrator |
| Fristen und Auslöser festlegen | Root-Verzeichnis-Administrator |
Die Einstellungen erfolgen in der Administration im Bereich Verzeichnisse im Register E-Mail-Benachrichtigung. Wer welche Benachrichtigung erhält, ergibt sich aus den Verzeichnis-Rollen und dem Administrations-Organigramm.
Funktionen der E-Mail-Benachrichtigung im Überblick
- Automatischer Versand von E-Mails an die am Projekt beteiligten Personen
- Erinnerung an bevorstehende Aufgaben mit einstellbarem Vorlauf
- Erinnerung an überfällige Aufgaben mit einstellbarem Rückblick
- Benachrichtigung von Mitarbeitern über Terminänderungen ihrer Aufgaben
- Benachrichtigung von Benutzern über Terminänderungen untergeordneter Mitarbeiter
- Benachrichtigung über Meilenstein-Terminänderungen
- Zeitparameter in Tagen für Vorlauf, Rückblick und Änderungsfenster
- Konfiguration über E-Mail-Vorlagen und Fristen, geschützt über Administrator-Rollen
- Empfängersteuerung über Verzeichnis-Rollen und das Administrations-Organigramm
- Verfügbar mit Rillsoft Integration Server (On-Premise) oder Rillsoft Cloud (gehostet)
E-Mail-Benachrichtigung im Zusammenspiel der Rillsoft-Plattform
Die E-Mail-Benachrichtigung ist ein Modul der serverbasierten Multiuser-Architektur von Rillsoft. Sie greift auf dasselbe Administrations-Organigramm und dieselben Verzeichnis-Rollen zurück wie die übrigen Integration-Server-Module – iCalendar, Zeiterfassung und Dokumentenmanagement – und ergänzt die Kapazitätsplanung und das Multiprojektmanagement um die zeitnahe Kommunikation von Terminen und Aufgaben.
So sorgt Rillsoft dafür, dass relevante Änderungen nicht nur im Plan stehen, sondern auch bei den richtigen Empfängern ankommen – automatisch und rollengerecht.