Dokumentenmanagement Software für Projekte
Das Modul Dokumentenmanagement (DMS) ermöglicht die zentrale Verwaltung von Projektdokumenten in Rillsoft Integration Server. Anforderungen, Pläne, Protokolle und Freigaben liegen damit nicht mehr verstreut auf Netzlaufwerken, sondern revisionssicher direkt an Projekt, Teilprojekt und Vorgang – auf derselben gemeinsamen Datenbasis, auf der auch geplant und gesteuert wird.
Sobald mehrere Teams an einem Vorhaben arbeiten, wird die verlässliche Ablage projektrelevanter Dokumente zum Engpass: unterschiedliche Versionen, unklare Zuständigkeiten, verlorene Stände. Das DMS-Modul löst genau dieses Problem, indem es jedes Dokument an die Projektstruktur bindet und jede Fassung dauerhaft nachvollziehbar macht.
Dokumente an Projekt, Teilprojekt und Vorgang
Im DMS werden Dokumente zusammen mit Projekt, Teilprojekt und Vorgang in einer vordefinierten Ordnerstruktur gespeichert. Jedes Dokument hat damit einen eindeutigen fachlichen Bezugspunkt im Projektplan:
| Ablageebene | Typische Dokumente |
|---|---|
| Projekt | Projektauftrag, Lasten-/Pflichtenheft, übergeordnete Freigaben |
| Teilprojekt | Teil-Spezifikationen, Abnahmeprotokolle eines Arbeitspakets |
| Vorgang | Arbeitsanweisungen, Nachweise, Ergebnisdateien einzelner Aufgaben |
So ist beim Blick auf einen Vorgang sofort klar, welche Unterlagen dazugehören – ohne Suche in parallelen Dateiablagen.
Revisionssichere Speicherung und Wiederherstellung
Alle Dokumente werden revisionssicher gespeichert. Bei jeder Änderung entsteht eine neue Revision, frühere Stände bleiben erhalten:
- Alle Dokument-Revisionen können abgerufen werden
- Jede Revision lässt sich bei Bedarf wiederherstellen
- Versehentlich überschriebene oder gelöschte Stände gehen nicht verloren
Damit bleibt über die gesamte Projektlaufzeit nachvollziehbar, welche Fassung wann gültig war – eine wichtige Grundlage für Audits, Abnahmen und Soll-Ist-Vergleiche.
Mandantenweite Ordnerstruktur
Die DMS-Ordnerstruktur wird in Rillsoft Integration Server für den gesamten Mandanten verwaltet und gilt für alle Projekte des Mandanten. Der Vorteil: Dokumente liegen in jedem Projekt an derselben, vertrauten Stelle. Wer einmal weiß, wo Abnahmeprotokolle oder Freigaben abgelegt werden, findet sie projektübergreifend zuverlässig wieder.
Die Pflege der Ordnerstruktur ist eine zentrale Administrationsaufgabe und über eine eigene Rolle geschützt, sodass die unternehmensweite Ablagesystematik konsistent bleibt.
Zugriffsrechte über Benutzer- und Verzeichnis-Rollen
Der Zugriff auf Dokumente wird – wie im gesamten Mehrbenutzerbetrieb von Rillsoft – über Benutzer-Rollen und Verzeichnis-Rollen gesteuert.
Für den Lesezugriff benötigt ein Benutzer:
- Benutzer-Rolle Dokumente lesen
- Benutzer-Rolle Ressourcenpool lesen
- Verzeichnis-Rolle Projekt lesen
Über zusätzliche Rollen wird je nach Aufgabe gesteuert, wer mehr darf:
| Recht | Wofür |
|---|---|
| Dokumente anlegen | Neue Unterlagen am Projekt hinterlegen |
| Dokumente ändern | Neue Revision eines bestehenden Dokuments speichern |
| Dokumente löschen | Nicht mehr benötigte Dokumente entfernen |
| Dokumente wiederherstellen | Gelöschte Dokumente oder frühere Revisionen zurückholen |
| Ordnerstruktur verwalten | Mandantenweite Ablagesystematik pflegen |
So bleibt sichtbar und steuerbar, wer Projektdokumente lesen, fortschreiben oder verwalten darf.
Speichergrenzen und Aufbewahrung
Das DMS-Modul lässt sich administrativ steuern:
- Die maximale Dokumentengröße ist über die Mandanteneigenschaften limitierbar – die Administration kontrolliert so das Speichervolumen.
- Wird ein Projekt gelöscht, werden die zugehörigen Dokumente mitgelöscht.
- Gelöschte Dokumente werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist endgültig aus der Datenbank entfernt; bis dahin bleiben sie über die Wiederherstellung verfügbar.
Funktionen des DMS im Überblick
- Zentrale Verwaltung von Projektdokumenten in Rillsoft Integration Server
- Ablage gemeinsam mit Projekt, Teilprojekt und Vorgang in vordefinierter Ordnerstruktur
- Revisionssichere Speicherung – alle Revisionen abrufbar und wiederherstellbar
- Mandantenweite Ordnerstruktur für alle Projekte des Mandanten
- Feingranulare Rechte über Benutzer- und Verzeichnis-Rollen (lesen, anlegen, ändern, löschen, wiederherstellen, Ordnerstruktur verwalten)
- Dokumentengröße über Mandanteneigenschaften limitierbar
- Automatische Bereinigung: Dokumente werden mit dem Projekt gelöscht und nach Aufbewahrungsfrist endgültig entfernt
- Verfügbar mit Rillsoft Integration Server (On-Premise) oder Rillsoft Cloud (gehostet)
DMS im Zusammenspiel der Rillsoft-Plattform
Das Dokumentenmanagement ist ein Baustein der serverbasierten Multiuser-Architektur von Rillsoft. Es nutzt dieselbe Datenbasis und dieselbe Verzeichnis- und Rollenlogik wie die Kapazitätsplanung, das Multiprojektmanagement und die übrigen Integration-Server-Module wie E-Mail-Benachrichtigung, iCalendar und Zeiterfassung.
So führt Rillsoft Planung, Steuerung und Projektdokumentation auf einer gemeinsamen Plattform zusammen – Dokumente liegen dort, wo geplant wird, und bleiben über ihre gesamte Historie nachvollziehbar.