Datenschutzerklärung für die App „Rillsoft Connect“ (Android)

Stand: 14. August 2026

This policy in English: https://www.rillsoft.com/privacy-rillsoft-connect/

1. Überblick

Rillsoft Connect ist eine mobile Arbeits-App für Zeiterfassung, Foto- und Dokumentenerfassung, Urlaubsanträge und die Einsicht in Projektpläne. Sie wird von Beschäftigten einer Organisation genutzt, die Rillsoft-Software einsetzt. Die App tauscht Daten ausschließlich mit dem Rillsoft Integration Server aus, den diese Organisation nutzt — entweder als von Rillsoft gehostete Rillsoft Cloud oder als eigener Server im Netz der Organisation (On-Premises).

Diese Erklärung beschreibt die Datenverarbeitung in der App. Für den Besuch unserer Websites gilt die Datenschutzerklärung unter https://www.rillsoft.de/datenschutz/.

2. Verantwortlichkeit — wer über Ihre Daten entscheidet

Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist die Organisation, die Ihnen den Zugang bereitstellt, in der Regel Ihr Arbeitgeber oder Auftraggeber. Sie entscheidet, welche Daten erhoben werden, wie lange sie gespeichert bleiben und wer sie einsehen darf.

Die Rolle der Rillsoft GmbH hängt vom Betriebsmodell ab:

• Rillsoft Cloud: Wir betreiben den Server im Auftrag der Organisation und sind Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit der Organisation.
• Eigener Server (On-Premises): Die Organisation betreibt den Server selbst. Wir haben keinen Zugriff auf die Daten und verarbeiten sie nur, wenn die Organisation uns im Einzelfall mit Support oder Fernwartung beauftragt.

Die App sendet keine Daten an Rillsoft. Es gibt keinen Rillsoft-Dienst, der im Hintergrund mitliest.

3. Welche Daten die App verarbeitet

• a) Anmeldedaten: Benutzername, Zugriffstoken und Anzeigename. Wenn Sie „Angemeldet bleiben“ aktivieren, werden Benutzername und Passwort verschlüsselt auf dem Gerät gespeichert.
• b) Server-Adresse: die Adresse des Rillsoft-Servers, die Sie oder Ihre Organisation eingetragen haben.
• c) Organisations- und Stammdaten: Mandanten, Projekte, Vorgänge, Mitarbeitende mit Namen, Rollen und Gruppen sowie Berechtigungen — geladen vom Server, soweit Ihre Rolle sie sehen darf.
• d) Zeiterfassung: geplante und gemeldete Arbeitszeiten, Pausen, Restaufwand, Notizen und Freigaben, jeweils bezogen auf Vorgang, Person und Tag.
• e) Urlaub: Anträge mit Zeitraum, Status und Kommentaren sowie Einträge des Team-Kalenders.
• f) Fotos und Dokumente: Bilder, die Sie in der App aufnehmen oder auswählen, sowie Dokumente aus der Dokumentenverwaltung mit Beschreibung, Dateiname und Zeitpunkt. Fotos können technische Metadaten enthalten, etwa den Aufnahmezeitpunkt.
• g) Technische Daten: Zeitzone und Spracheinstellung des Geräts für die Anzeige sowie der Netzwerkstatus für die Synchronisation.

Die App erhebt keine Standortdaten, greift nicht auf Kontakte, Kalender, Nachrichten oder Anrufe zu und verwendet keine Werbe-ID.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung dient der Durchführung des Arbeits- oder Auftragsverhältnisses: Erfassung geleisteter Arbeitszeiten, Dokumentation des Arbeitsfortschritts, Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Bereitstellung der dafür nötigen Projektinformationen. Rechtsgrundlage ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO, für Beschäftigtendaten in Deutschland zusätzlich § 26 BDSG, gegebenenfalls ergänzt durch eine Betriebsvereinbarung. Maßgeblich sind die Angaben Ihrer Organisation.

5. Empfänger — wohin die Daten gehen

Die App überträgt Daten ausschließlich an den in ihr eingetragenen Rillsoft-Server. Eine Übermittlung an Dritte findet nicht statt: kein Analysedienst, kein Werbenetzwerk, kein Absturzberichtsdienst, keine sozialen Netzwerke. Die App enthält keine Tracking- oder Analysebibliotheken.

Wo die Daten liegen, richtet sich nach dem Server: Bei der Rillsoft Cloud stehen die Server in Deutschland; bei einem eigenen Server bestimmt den Standort die Organisation.

6. Speicherung auf dem Gerät

Damit die App auch ohne Netzverbindung nutzbar bleibt, speichert sie die Daten des jeweiligen Arbeitszeitraums lokal:

• eine lokale Datenbank mit Stammdaten, Zeiteinträgen, Urlaubsanträgen und Dokumentinformationen,
• heruntergeladene und aufgenommene Dateien in einem privaten App-Verzeichnis,
• Anmeldedaten und Zugriffstoken in einem verschlüsselten Speicherbereich des Betriebssystems,
• Anzeige-Einstellungen wie Sprache, Datumsformat und Server-Adresse.

Andere Apps haben auf diese Daten keinen Zugriff.

7. Berechtigungen

• Kamera (optional): Fotos direkt in der App aufnehmen. Sie können die Berechtigung ablehnen; vorhandene Bilder lassen sich weiterhin auswählen.
• Internet und Netzwerkstatus: Anmeldung und Synchronisation mit dem Server.

Berechtigungen für Speicher, Standort oder Kontakte fordert die App nicht an.

8. Sicherheit der Übertragung

Öffentlich erreichbare Server spricht die App ausschließlich über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung an; eine unverschlüsselte Adresse wird abgelehnt. Nur für Server in privaten Netzen, etwa eine interne Adresse im Firmennetz, lässt die App auch eine unverschlüsselte Verbindung zu. In diesem Fall verantwortet die Organisation die Absicherung ihres Netzes.

9. Speicherdauer und Löschung

Auf dem Server richtet sich die Speicherdauer nach den Vorgaben Ihrer Organisation. Im Cloud-Betrieb löschen wir Daten nach deren Weisung und nach den Regelungen des Auftragsverarbeitungsvertrags.

Auf dem Gerät entfernt die Funktion „Abmelden“ die Zugangsdaten, das Zugriffstoken, die lokale Datenbank und die heruntergeladenen Dateien. Auch das Deinstallieren löscht alle lokalen Daten. Bereits an den Server gesendete Daten bleiben davon unberührt.

Konten werden nicht in der App angelegt, sondern von Ihrer Organisation vergeben; entsprechend werden sie auch von ihr gesperrt oder gelöscht. Wenden Sie sich für die Löschung Ihres Kontos und der zugehörigen Daten an Ihre Organisation. Bei Fragen zum Cloud-Betrieb erreichen Sie uns unter info@rillsoft.de.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch nach Art. 15 bis 21 DSGVO sowie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO).

Richten Sie diese Anliegen bitte an die für Sie verantwortliche Stelle, in der Regel an Ihre Organisation oder deren Datenschutzbeauftragten. Erreicht uns eine Anfrage direkt und betrifft sie Daten aus dem Cloud-Betrieb, leiten wir sie an die verantwortliche Organisation weiter und unterstützen bei der Beantwortung.

11. Keine Käufe, keine Werbung

Die App enthält keine Werbung, keine In-App-Käufe und keine Zahlungsfunktion. Ein Abonnement schließt Ihre Organisation außerhalb der App ab.

12. Kinder

Die App richtet sich an Beschäftigte und ist nicht für Kinder bestimmt.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Funktionen der App oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils unter dieser Adresse veröffentlichte Fassung; das Datum am Anfang zeigt den Stand.

14. Kontakt

Rillsoft GmbH
Mollenbachstr. 14
71229 Leonberg
Deutschland

Telefon: +49 (0)7152 30725570
E-Mail: info@rillsoft.de